法人向け機密文書廃棄マニュアル

法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

 

低コストで確実に機密文書を廃棄するには

このサイトでは、処理費用が安く、かつ信頼性の高い業者を選んで紹介しています。

おすすめ処理業者一覧

※料金は、ダンボール箱1つ(約20kg)あたりの値段で比較しています。

会社名 料金 特徴
日本シュレッダーサービス
日本シュレッダーサービスのバナー
1,400円 機密書類の廃棄に特化した業者
ISO27001(情報セキュリティ)取得。
・情報漏洩の危険がない自社工場で一貫処理。
情報漏洩保険に加入。賠償上限は2億円
1,500円 ・機密文書の廃棄を専門とした業者。
プライバシーマーク取得
・シュレッダー処理は自社内で対応。
・最終処理は製紙メーカーに委託。
1,800円 ・運送との兼業。
・書類は専用コンテナに詰めて輸送。
・廃棄処理は製紙メーカーに委託。
情報漏洩保険に加入。賠償上限は1億円
1,800円 ・環境系コンサルとの兼業。
自社専用便で廃棄書類を輸送
・廃棄処理は製紙メーカーに委託。
3,500円 ・機密書類の廃棄専門業者。
ISO27001取得
・廃棄方法は自社工場でのシュレッダー処理。

業者選びのポイント

信頼できる業者を選ぶポイントは、“専門性”と“自社工場処理”。そこで、お奨めしたのが日本シュレッダーサービスの「抹消仕事人」です。では、そのポイントを詳しく見ていきましょう。

自社工場で安全に処理

日本シュレッダーサービスは、自社工場での破砕処理を専門とする業者です。電話を受けると、直ちに専用のトラックで書類を回収。そのまま大型の粉砕機を持つ自社工場へ直行し、すぐにシュレッダー処理をします。オプションで未開封のまま段ボール箱ごと処理することも可能です。製紙メーカー利用して溶解処理する業者のケースでは、実際の処理が開始されるまで書類が野ざらしにされたり、未開封の原則が勝手に破られる場合があることを考えると、このサービスはありがたいです。

格安の処理費用

ダンボール箱いっぱいに詰め込んでも1,400円。安く、かつ確実に廃棄処理して貰えます。仲介業者を通さずに、自社で一貫処理するからこそ、ここまでコストを圧縮できるのだと思います。ちなみに、こちらの会社では法人向けの情報漏洩保険にも加入しているそうで、万が一トラブルが発生した際にも、2億円まで補償してくれるそうです。

分別不要で手間いらず

事前の分別などが一切不要で、ダンボール1箱から受け付けてくれます。そもそも、社内での処理が面倒だからこそ依頼しているのに、余計な手間はかけたくありませんよね。バインダーやファイルに挟んだまま、廃棄書類をダンボール箱に詰めれば良いだけです。毎回、電話するのが面倒だという場合には、定期的に回収してもらう方法もあるそうです。これだと、さらに費用が安くなるそうなので、一度問い合わせてみてはいかがでしょうか。

日本シュレッダーサービス

原則として法人限定でのサービスです。低コストにこだわっているのが特徴で、コストを押さえながらも安全・確実に書類を廃棄することができます。 防衛省などの各省庁が採用しているシュレッターを導入するなど、安全性を高めるための対策をとっているため、安心して依頼できるでしょう。

情報を抹消する専門の工場となっているので、このあたりも魅力です。しかも、自社で運営している情報抹消専門工場でのスピード対応が可能となっているので、今すぐに処分しなければならない機密文書がある場合でも安心です。

料金体制が非常に明確で、金額には回収費用・処理費用・証明書発行費用がすべて含まれています。なお、出張費などの追加費用は原則かかりません。 書類を整理する際には段ボールが必要になりますが、無料の段ボール箱を用意してくれるので、うまく活用してみてはどうでしょうか。

価格 1,400円~
セキュリティ認証 ISO/IEC27001
創業年 1933年
所在地 東京都足立区本木1丁目1番地18号
対応エリア 一部地域を除く 首都圏全域

デルエフ

リピート率94%を達成していることもあり、実際に利用した人から評価されている業者です。産業80年ということもあり、信頼と実績が豊富だといえるでしょう。
何かわからないことがあった際には、電話だけでなく、メールでの問い合わせも可能となっているので、都合の良い方を利用してみましょう。

対応しているエリアが広いのも嬉しいポイントです。プランにも様々な種類があり、ものによってはかなり格安で利用できるプランもあるため、条件さえ合えば格安で利用できる会社だといえるでしょう。
自社で廃棄処理設備を有していることもあり、信頼もできます。機密性の高い文章でも安心してお任せできるでしょう。

価格 980円~
セキュリティ認証 プライバシーマーク
創業年 1935年
所在地 東京都荒川区西日暮里5-24-8 金子ビル4F
対応エリア 日本全国(一部地域を除く)

ヤマト運輸

日本全国に対応しているので、他の会社ではエリア外と断られてしまった場合でも安心です。
回収までのスピードも速いため、事務所内に処分予定の機密文書をストックしておく必要もありません。箱に入れるだけでらくらく処分できるスタイルとなっていて、箱はボックスタイプのほか、ポストタイプ、ラックタイプなど様々な種類の回収装置が用意されているので、最適なものを役立ててみてはどうでしょうか。

文書保管サービスなどのオプションサービスも用意されています。なんといっても、全国的に有名なヤマトグループが提供しているサービスということもあり、信頼度は非常に高いといえるでしょう。

処分方法は溶解処理となっていて、溶解したものはすべて再生されるので自然にも優しいです。ホチキスやクリップといったものはそのまま処分できますし、紙製のフラットファイルにも対応しています。

価格 1,890円~
セキュリティ認証 ホームページに記載なし
創業年 2005年
所在地 (本社)東京都中央区銀座2-16-10
対応エリア 日本全国

オリックス環境

全国的にみても有名なオリックスによって提供されているサービスです。現在はヤマトロジスティクスがその事業を譲受して行なっている形になっています。
全国一箱からでも回収できるECOBoxのほか、専用便なども用意されていて、目的に応じて活用していくことができるでしょう。ただし、専用便は東京23区のみしか対応していないので、このあたりは注意しておかなければなりません。

全国対応のものを利用したいと考えている方は、通常のECOBoxを役立ててみてくださいね。申し込みをすると専用のボックスが届くので、あとは回収の依頼をするだけで未開封のままリサイクルしてもらうことができます。
シュレッダーにかける時間に比べると大幅に時間の節約ができるので、業務の効率化にもつながるでしょう。

価格 Sサイズ10箱セット16,000円~
セキュリティ認証 ホームページに記載なし
創業年 不明
※合併以前の旧会社であるオリエント・リース株式会社の設立は1964年
所在地 (本社)東京都港区六本木7-14-23 セントラム六本木ビル
対応エリア 全国
※専用便は東京23区のみ

日本パープル

専用ボックスに機密文書を入れ、処分します。SサイズやMサイズのほか、キャビネットやエキスプレス、全国版のスペシャル、SSなどの専用のボックスが用意されていて、それぞれ投入タイプ、ダンボール回収タイプ、メディア回収タイプなどの利用タイプが異なります。

容量や料金もボックスによって異なるので、よく確認しておかなければなりません。また、処理された紙はリサイクルされるので、地球にも優しいといえるでしょう。証明書の発行も可能です。
また、すでに創業から40年以上経っていますが、これまでに一度も情報漏えいをしたことはありません。安心してお願いできますね。

利用するサービスによって対応していないエリアもあるので気をつけておきましょう。全国対応となっているのは、投入タイプのエキスプレス、段ボール回収タイプのスペシャルです。いずれも段ボール一箱分程度の容量になります。

価格 ホームページ上に記載なし
セキュリティ認証 ISO/27001
創業年 1972年
所在地 (本社)東京都港区赤坂8-5-6 翻訳会館3F
対応エリア 全国
※首都圏、関西近郊、名古屋の一部のみのサービスあり

社内での書類処分の問題点

社内で重要書類を処分する場合、情報漏洩などのリスクが高まるでしょう。それは、社員のセキュリティーの認識不足による不注意や故意的な社員の不正です。さらにシュレッダー作業が社員にとって負担となり、いい加減な処理方法をとってしまう恐れがあります。つまり社内での書類処理には、リスクマネージメントの観点から限界があると言えるでしょう。

内部統制

内部統制力がどうかによって情報漏洩のリスクに影響します。それはセキュリティーの認識不足や不注意、不正など社員による人的漏洩が多いからです。内部統制を高めるためには、まずマニュアルや基準を設けてください。マニュアルなどがあることで、どの社員も基本的には同じように重要な文書の廃棄が行えるようになるでしょう。

しかし、どんなマニュアルであっても完璧に情報が守られるわけではありません。ちょっとした油断やミスなどで情報が漏洩するリスクがあります。情報をしっかり守るためには、適切に処理してくれる業者に依頼する方が良いでしょう。

文書廃棄における内部統制の詳細はこちら

処理費用

重要な文書を処理する費用がどの程度かかるのか知っていますか?まず社内での処理する費用についてですが、シュレッダーの設置費用や電気代、ゴミ代などがかかってきます。さらに社員が勤務の時間を割いて行うため、人件費も大きな負担となるでしょう。シュレッダーに割く時間を業務に回せれば、企業にとってプラスとなるはずです。

もちろん重要な書類が極端に少ない場合は、社員で行っても問題はないでしょう。しかし重要書類が多い場合には、外部の業者に依頼する方が費用を抑えられるケースが多いです。社員の負担も含めて、外部に依頼する場合と自社での処理する場合とをきちんと比較し検討するようにしてください。

文書廃棄における処理費用の詳細はこちら

社員の負担

シュレッダーにかかる社員の負担は、肉体的だけでなく精神的な負担があると言われています。肉体的とは書類についているホッチキスなどを外す、ゴミを捨てるなどの作業負担です。さらに精神的負担が加わることによって、社員のモチベーションを低下させる恐れがあります。これらの負担が過度にかかると、シュレッダーの業務がおろそかになるでしょう。その結果、情報漏洩のリスクが高まります。安全に情報を処理するためにも社員の負担を軽減させるようにしてください。

文書廃棄における社内の負担の詳細はこちら

環境面(リサイクル)

環境対策は、近年企業にとって重要な課題の1つです。重要な書類を廃棄する過程でシュレッダー後の紙類やホッチキスなどの金属、CDなど様々なゴミが発生します。これらのゴミの全てをリサイクルできる方が望ましいでしょう。きちんとした業者に処理を依頼することで、リサイクルを適切に行ってくれます。環境面に配慮したような業者を選ぶことで、リサイクルの認識が高いとして企業のイメージアップにも繋がるのではないでしょうか。

文書廃棄における環境面の詳細はこちら

 
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