法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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リモートワークにおける機密文書廃棄の必要性

機密情報を書類形式で扱っているところはまだ多い

2020年現在、さまざまな社会情勢を鑑みて、各業界でリモートワーク・テレワーク化が進行しています。それに伴って、業務に関するさまざまな情報も従来のような書類形式ではなく、インターネットを介したデジタル形式でやり取りされるようになってきました。

しかしゼネラルリサーチ社が2020年8月7日~11日に行った「バックオフィス業務におけるテレワークの実地調査」によれば、バックオフィス業務における「完全出社」と回答した会社は全体の52.4%に及び、「一部テレワーク」は36.6%、「完全テレワーク」はわずか11.0%にとどまっています。

このように、中小企業の経理や総務、人事といったバックオフィス業務の部署、未だにテレワーク化は進んでいません。こうしたテレワーク化の停滞の原因の一つで挙げられるのが、「書類などの整理」。「バックオフィス業務におけるテレワークの実地調査」では、47.3%の企業がバックオフィス業務のリモート化に際して、「請求書や領収書などの書類の処理」を課題に感じているという結果が出ました。近年では脱はんこ化も進められていることを考えた場合、バックオフィス業務担当の部署がこの先リモートワーク化していくには、大量の機密文書のデジタルデータ化は避けては通れない急務になります。

リモートワーク化に伴う重要書類の廃棄には要注意

重要書類をデジタル化した後は、書類の方は処分しなくてはいけません。ところが、この「重要書類の処分」に関するトラブルが数多く発生しています。

個人情報漏洩に関する事件は数多くありますが、2018年の個人情報漏洩事件を見てみると、その原因のもっとも多くを占めるのは「重要書類の紛失」です。

日本ネットワークセキュリティ協会発表による2018年の個人情報漏洩インシデントの件数は446件。そのうち、「紛失・置き忘れ」によるものは116件、全体の26.2%とかなりを占めています。

リモートワーク化については、システムやネットワーク構築が注目されがちですが、その裏には今まで取り扱っていた重要書類を安全に破棄するという重要な作業が隠れているのもポイント。重要書類の破棄は、一歩間違えれば大規模な個人情報の漏洩にも繋がりかねません。そのため、よりセキュリティ的に安心な機密文書の廃棄業者と連携を行い、重要情報の漏洩がないように機密文書の破棄を依頼していく必要があります。

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