法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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大塚商会

文書管理にまつわる全てのサービスを提供している大塚商会。機密文書の廃棄では、どのようなサービスを行っているのでしょうか。大塚商会の文書廃棄サービスを解説します。

溶解処理で安全・確実に書類を処分

大塚商会は、機密文書の処理方法として「溶解処理」を勧めています。どのような処理方法なのでしょうか。

メリットがたくさん!書類の溶解処理とは?

書類の溶解処理とは、専用の機械にダンボールに入れた文書を投入し機械の攪拌力と水の力で紙を繊維状に解きほぐす処理方法です。

最大のメリットは、機密文書が復元不可能な状態(古紙パルプ)になること。重要な書類の処分に適しています。

以上のほかにもいくつかのメリットがあります。

最初のひとつに挙げられるのが、書類の廃棄に手間がかからないこと。廃棄したい書類を入れたダンボールごと処理できるので、面倒な作業は必要ありません。大塚商会の場合、バインダーやクリップごと処理することができます。

続いてのメリットに挙げられるのが、処分費用が安いこと。シュレッダーを購入する費用や保守費用、電気代がかからないので、大量の書類を処分する場合、シュレッダーより割安になります。処分した書類を再利用できる点も見逃せないメリットして挙げられるでしょう。

対するデメリットは、専用の機械を必要とするので機密文書を自社で処分できないこと。依頼する業者の信頼性などには注意が必要です。文書管理全般に豊富な実績がある大塚商会であれば、安心して依頼できます。

メルティBOXを利用して低コストで機密書類の処分が可能

大塚商会は、溶解処理で機密文書を手軽に処理できるサービス「メルティBOX」を提供しています。メルティBOXとは、社内で発生した機密文書などをダンボールに入れた状態で回収し、開封することなくそのまま溶解処理してリサイクルに活用するサービスです。具体的なサービスの流れは次の通りです。

  • 1.申し込みをする。
  • 2.利用手順書とバーコードシールが届く。
  • 3.縦×横×高さの合計が115㎝以内のダンボールに書類を詰める。
  • 4.ダンボールに封をして、バーコードシールを貼り付ける。
  • 5.取引希望日を記入した処理申請書をFAXで送付。
  • 6.書類が入ったダンボールを配送業者(佐川急便)へ引き渡す。
  • 7.情報処理センターにダンボールが到着。バーコードを読み取る。
  • 8.溶解処理施設にダンボールを運搬。
  • 9.無開梱の状態で溶解機に投入。
  • 10.溶解した書類をダンボールの原料として使用。

機密文書の運搬・処理などはセキュリティに配慮して行われます。料金は、1箱あたり1200円です。

コストと手間をダブルで削減できる方法を提案

大塚商会は、溶解処理・メルティBOXのほかにもコストと手間を削減できるサービスを提案しています。具体的には、「LED照明への入替」「外部倉庫での書類保管」を提案しています。

LED照明のメリットは、従来の蛍光灯に比べ電気代を64%も削減できること。また、長寿命なので交換や廃棄の手間も減らせます。大塚商会でLED照明に入れ替えるメリットは、取り換え・取付作業を無償サポートしてくれるうえ5年間の長期保証が受けられること。既設の蛍光灯を無料下取りしてくれる点も見逃せません。

外部倉庫で書類保管するメリットは、社内のスペースを有効活用できることと保管費用を削減できること。社内の防災対策や防犯対策が不要になる点もメリットとして挙げられます。大塚商会を利用するメリットは、同業他社に比べ費用が安いこと(120円/箱)と保管期限が切れた書類を溶解処理してもらえること。

大塚商会は、以上のサービスなども提案しています。これらのコストと手間が気になる方は、機密文書の廃棄とあわせて相談すると良いでしょう。

大塚商会基本情報

社名 株式会社大塚商会
所在地 東京都千代田区飯田橋2-18-4
事業内容 ・システムインテグレーション事業/コンピューター、複合機、通信機器、ソフトウェアの販売および受託ソフトの開発など
・サービス&サポート事業/サプライ供給、保守、教育支援など
認証取得情報 ISO14001(環境マネジメントシステム)
URL https://www.otsuka-shokai.co.jp/
 
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