法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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業者選定チェックシート

このページでは、機密文書の廃棄業者を選ぶ上で、確認しておきたいポイントをまとめています。

書類回収・運搬についてのチェックポイント

処理サービス業者を利用する際にチェックしておきたい点をまとめました。まずは、回収・運搬について確認しておきたいポイントを紹介していきます。

書類の回収・運搬についてチェックしておきたいこと

  • 処理受託の際に、機密保持・機密処理の契約書が用意されているか。
  • 運搬用のコンテナ車には施錠装置が付いているか。
  • 作業員は身分証明書を携帯しているか。
  • 処理専門業者の作業員か。
  • 搬出時にお客様が立ち会い、確認後にサインしているか。

また、回収・運搬スタッフの人数もチェックすると良いでしょう。作業員がたった1人で対応していると、情報漏洩のリスクが高まります。1人よりも2人以上が望ましいです。

処理施設・廃棄過程のセキュリティ体制

続いて、処理施設や廃棄過程のセキュリティレベルを確認するためのチェックポイントを紹介していきます。

処理施設についてチェックしておきたいこと

  • 不審者の侵入などを防ぐため、敷地の周囲に門や防護柵が設置されているか。
  • 施設の出入り口での入出管理体制が整っているか。
  • 施設の出入り口や内部に、監視カメラの設置はあるか。
  • 施設内のセキュリティエリアには、より厳格な入出管理体制が整っているか。

廃棄過程・処理方法でチェックしておきたいこと

  • 処理時に立ち会うことができるか。立ち会わなくても良いか。
  • 回収してから迅速に処理できるか。その日のうちに処理することはできるか。
  • 処理証明書を発行しているか。(溶解証明書、リサイクル証明書などあり)
  • 廃棄処理後、それぞれ適正なリサイクルがされているか。(紙、金属、プラスチックなど)
 
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