法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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処理工程を見極める

このページでは、機密文書の廃棄方法の種類から、優良業者を見分けるポイントを解説しています。

処理過程でのセキュリティは大丈夫か?

機密情報の詰まった書類を処分する際には、その処理過程において機密性や安全性に問題がないかを確認することが重要です。例えば、一連の処理過程を複数の企業で運営している業者は、回収から処分までを一貫して自社で行っている業者と比べて、情報漏洩のリスクが高くなります。一般的な処理方法のセキュリティやリスクをまとめましたので、参考にしてみてください。

出張細断

処理過程のセキュリティ:〇

  • お客様の目の前で処分するので安心感はかなりある。
  • 外での作業になるため、処理中の情報漏洩リスクがある。

溶解処理

処理過程のセキュリティ:△

  • 製紙メーカー工場の都合によって、書類がしばらく放置されることがある。
  • 複数の企業によって運営されているため、情報漏洩リスクが高くなる。
  • ほとんどが処理専門業者ではないので、安全性に対する認識が甘い。

専門工場破砕

処理過程のセキュリティ:◎

  • 処理専門工場はセキュリティ体制が整っている。
  • 自社工場がある業者は、搬入から処理までを一貫して行えるので安心。
  • 迅速に処分できるため、機密性・安全性が保たれる。

焼却処理

処理過程のセキュリティ:〇

  • すべて燃えてしまうので安心感がある(ただしリサイクルにはならない)。
  • 運送過程での書類紛失などのリスクはある。

事務効率や処理工程の利便性を確認する

処理業者を利用する際には、サービスの利便性を確認することも大切です。事前の書類分別が必要かどうかなども確認しておきましょう。事務効率や利便性が悪いと、それだけ担当者の負担が増えてしまいます。そこで、各処理方法の事務効率や利便性についてまとめました。

出張細断

サービスの利便性:×

  • 一般的に書類分別の必要がある。(バインダーやホッチキスなど)
  • 外での作業なので天候に左右される。
  • 大型トラックを駐車しておけるスペースが必要。
  • 処理が終わるまで待たされる。

溶解処理

サービスの利便性:△

  • 書類分別が必要かどうかは業者によって違う。
  • 製紙メーカーの工場を借りているため、融通が利かない。
  • 工場の受け入れ体制に左右され、迅速な処理ができない。

専門工場破砕

サービスの利便性:〇

  • 書類分別の必要がない。
  • 専門工場なので、お客様の都合に合わせて融通が利く。
  • 受け入れ態勢が整っているので、依頼してからの回収が早い。
  • 迅速に処理することができる。

焼却処理

サービスの利便性:△

  • 一般的に禁忌品(入れてはいけないもの)の制約が多い。
  • そもそも焼却処理で情報抹消を請け負う業者が少ない。
 
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