法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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セキュリティレベルを見極める

このページでは、機密書類の廃棄業者の信頼性を確認する方法を紹介しています。

セキュリティレベルの高さを確認する

機密文書の処分を業者へ依頼する際には、安全性の高さを確認することが重要です。セキュリティ体制の整っていない業者や、情報漏洩に対する認識が甘い業者では、それだけリスクが高くなってしまいます。

では、処理業者のセキュリティレベルを見極めるにはどのような点をチェックすればよいのか? 安全性に関するチェックポイントを見ていきましょう。

機密性・安全性が高い処理専門業者

処理業者のセキュリティレベルを見極めるための重要なポイントとして、「処理専門業者かどうか」ということが挙げられます。

多くの処理業者は、機密文書の処分を専門としているわけではありません。こうした業者は機密性に対する認識が甘く、社員教育も充実していないという問題があります。そのため、配送時や処理工程において、社員の不注意による情報漏洩が起こってしまうケースもあるのです。

セキュリティレベルの高さで選ぶなら、機密性や安全性の高い処理専門業者が良いでしょう。さらに言えば、自社工場を保有している処理専門業者が安心です。情報抹消のための専門工場なので、漏洩防止の体制がしっかりと整っています。

処理施設についてチェックしておきたいこと

  • 不審者の侵入などを防ぐため、敷地の周囲に門や防護柵が設置されているか。
  • 施設の出入り口での入出管理体制が整っているか。
  • 施設の出入り口や内部に、監視カメラの設置はあるか。
  • 施設内のセキュリティエリアには、より厳格な入出管理体制が整っているか。

廃棄過程・処理方法でチェックしておきたいこと

  • 処理時に立ち会うことができるか。立ち会わなくても良いか。
  • 回収してから迅速に処理できるか。その日のうちに処理することはできるか。
  • 処理証明書を発行しているか。(溶解証明書、リサイクル証明書などあり)
  • 廃棄処理後、それぞれ適正なリサイクルがされているか。(紙、金属、プラスチックなど)

セキュリティに関する認証取得を確認する

安全性を見極めるための分かりやすいポイントとしては、「ISO27001を取得していること」が挙げられます。ISO27001とは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格。情報漏洩のリスクを幅広く抽出して、安全性・機密性を維持管理するシステムを構築している証です。

認証取得状況は、業者のホームページなどに掲載されていると思います。セキュリティレベルを見極める判断材料の一つとして、ISO27001を取得しているかどうかを確認してみてください。

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