法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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専門業者かどうかを見極める

このページでは、機密書類の廃棄業者選びのポイントの1つである「専門業者であるかどうか確認すること」の大切さについてまとめています。

機密書類破棄業者の現状

「機密書類を安全に破棄できます」とうたっていれば、安心して任せてしまうことでしょう。即対応が可能であったり、価格が安ければ利用する側のメリットも大きく、ついそちらで判断しがちです。

しかし、機密書類の破棄とは単なるゴミ出しではありません。何も生産性のないものに経費をかけるのはムダに感じるかもしれませんが、個人情報やプライバシーといったものに敏感になっている現在の世の中では、機密書類の破棄をかるく考えると、情報漏洩などの問題で会社の存続を危うくしてしまうことにもなりかねません。

機密書類破棄業は、古紙回収業者や物流業者が行っているケースもよくあります。こういった会社は、価格は安いもののセキュリティ面では不安な要素を持っていることがあります。定期的に委託する場合は、専門業者に頼んだ方が安心です。

専門業者の安心面

専門業者の優れている面をまとめてみました。

  • スタッフが全員、社員教育を受けた社員であり、セキュリティ意識が高い
  • 社内設備に力を入れていて、監視システムや独自の社員認証システムを設置し、機密性が保持されるよう努力している
  • 自社工場を持っている場合が多く、一業者内で処分を完結することができる
  • 迅速に処理できるので、処理施設での保管機関も短い

見極めポイント

  • 自社処理工場をもっている
  • 「ISO27001」を取得している

「ISO27001」とは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格です。安全性・機密性を維持管理するシステムを構築している証なので、これを取得している会社は信頼できます。

いくつかの業者を比べ、サイトを比較すれば専門業者かどうかわかります。価格やサービス面を大きく取り上げているのではなく、自社工場や設備、セキュリティ対策を全面に出している会社は専門会社の場合が多いです。

 
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