機密書類の定義と管理

機密書類の定義と、その管理方法について詳しくまとめてみました。

機密書類の定義

機密書類とは、会社にとって特に秘密保持が必要な文書のことです。

具体的には、

• 会社の企業秘密に関する書類
• 取引先から受け取った秘密書類
• 個人情報を記載した書類

があります。最近では、PCなどからの漏洩が事件になることも多いですが、紙媒体から流出する例もまだまだあります。

紙媒体の管理も重要事項となっています。

機密文書は、ただ秘密を守っていればいいだけの書類ではありません。守り活用することが大切です。そのための管理の仕方を考えていきましょう。

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機密文書の管理

認識

機密書類を管理する場合、まずしっかり「機密書類」であることを、社員に広く認識してもらうことが必要です。

物理的な管理

機密書類は金庫などしっかりとした保管庫で保管するなど、情報を適切に守りましょう。

また必要ではなくなった書類も、適切な業者に依頼するなどして処理します。

社内のルールを整備する

物理的な方法の他、しっかりとした社内ルールを作っておくと安心です。

機密書類を管理するための社内ルールは、不正競争防止法の「営業秘密」として保護を受けるためにも、必要です。機密書類の管理は、企業にとって重要な位置にあります。

特に個人情報の漏洩が発生した場合、損害賠償や会社の信用の失墜、事故対応のコストなど大きな代償を支払わなければなりません。

しっかりとした管理体制を作り、それがきちんと機能しているか随時チェックしておくといいと思います。

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リモートワークにおける機密文書廃棄の必要性

様々な業種でリモートワーク化が進む昨今ですが、バックオフィス業務においては機密文書の管理の問題から、思うようにリモートワークが進んでいません。ここでは、リモートワークを進めるにあたって注意したい、機密文書の取り扱いについて説明します。

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機密文書の電子化

機密文書は、電子化して保管しておくことができます。電子化によるメリットは、物理的なスペースの削減、管理の手間の削減など、さまざまなものがあります。導入の際には注意点もありますので、しっかりと把握して進めるようにしてください。

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機密文書の廃棄証明

機密文書の廃棄処理を業者に依頼した場合には、廃棄証明書を発行してもらうようにしましょう。確実に、そして正しく廃棄がおこなわれたことを証明するものなので、仮に情報漏洩などのトラブルが起こったときなどには重要な書類となります。

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