法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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機密書類とは

「機密書類」が具体的にどういうものを指すのか、ご存じでしょうか。

秘密裡に扱わなければならないといった物々しい響きがありますが、普段気軽に扱っている書類も「機密書類」かもしれません。

機密書類の分類方法

機密書類について、一般的な考え方を紹介します。

自社の企業秘密に関する文書

「機密書類」としてみなさんが最もイメージしやすいのは、自社の企業秘密に関わる文書でしょう。

企業にはそれぞれ独自の技術や経営情報、顧客情報など、守るべき情報があります。また「営業秘密」と呼ばれる、生産方法や販売方法のノウハウなどもこれに該当します。

「営業秘密」に関しては、以下の3要件を満たしている必要があります。

  1. 秘密として管理されていること(秘密管理性)
  2. 生産方法、販売方法、そのほかの事業活動に有用な技術上又は営業上の情報であること(有用性)
  3. 公然と知られていないこと(非公知性)

営業秘密の詳細

そして、具体的には以下のものが「営業秘密」として想定されています。

  • 経営戦略に関する情報資産:経営計画、目標、戦略、新規事業計画、M&A計画など
  • 顧客に関する情報資産:顧客個人情報、顧客ニーズなど
  • 営業に関する情報資産:販売協力先情報、営業ターゲット情報、セールス・マーケティングのノウハウ、仕入価格情報、仕入先情報など
  • 技術(製造含む)に関する情報資産:共同研究情報、研究者情報、素材情報、図面情報、製造技術情報など
  • 管理(人事、経理など)に関する情報資産:社内システム情報(ID、パスワード)、システム構築情報、セキュリティ情報、従業者個人情報、人事評価データなど

取引先から受け取った文書

自社のものだけでなく、取引先から受け取った書類も機密書類として扱うべきものです。流出すれば自社、あるいは取引先に大きな損害をもたらしかねません。こういった書類もデスク上や引き出し内に放置せず、厳重に取り扱う必要があります。

次のようなものが「機密書類」に該当します。

  • 契約書や顧客名簿など
  • 共同研究開発情報、製品管理マニュアル、開発中製品の仕様書や図面、検査などの手順書など
  • 未発表情報

個人情報が記載された文書

顧客名簿や会員情報以外にも、個人情報が記載された文書で機密書類に該当するものがあります。

個人信用情報や社員名簿、履歴書、マイナンバー(個人番号)などはわかりやすい事例ですが、アンケート回答用紙も個人を特定できる情報が記載されていれば機密書類に該当します。

住所・氏名・年齢・性別・生年月日・電話番号などの個人情報が記されている書類は、全て厳重に取り扱うようにしなければなりません。

機密文書の3分類

機密文書は「関係者以外に漏えいすると、関係者に不利益が生じる情報を含む文書」と定義づけられます。

漏えいした場合の影響度に応じて大きく3つに分類されるので、それぞれがどの分類に該当するのかをきちんと把握しておきましょう。

社外秘文書

社外秘文書は、社外に公開することで不利益を被る可能性のある文書のことを指します。

一例を挙げると、自社で行った調査の結果、顧客リスト、営業企画書などが該当します。これらは不用意に社外に持ち出したり、外部で紛失するようなことがないよう、注意しなければなりません。

秘文書

秘文書は、極秘文書ほどではないものの、関係者以外に知らせてはならない性質をもつ文書です。重要契約書・人事関連文書・個人情報などが該当します。社内でも権限を持った、限られた人だけが見られるような状態にしておかなくてはいけません。

極秘文書

極秘文書は、秘密保全の必要性が高く、漏洩してしまったときには企業の安全や利益に損害を与える恐れのある文書を指します。未発表の研究結果、合併などの特別プロジェクト資料、未公開の経理文書などが該当します。企業の中でも上層部や直接の関係者など、ごく一部の人だけが有する情報です。

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