機密文書の電子化

このページでは、企業における機密文書の電子化について紹介しています。電子化のメリットなどは企業にとって見逃せない情報になりますので、ぜひチェックしてみてください。

機密文書は電子化できる

企業では、数多くの書類を紙ベースで保管しているところが多いかと思われます。書類が増えすぎて、保管場所に困っているという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

税務関係の書類に関しては、2005年に施行された「e-文書法」によって、スキャナなどで電子化してデータとして保存できるようになりました。紙ベースの書類は、電子化すれば廃棄してもよくなっています。

機密文書を電子化するメリット

機密文書の電子化には、紙で書類を保管するスペースの削減、業務のスピードアップや効率化、探す時間の短縮、伝達・共有がよりスムーズになること、搬送や管理に伴う人件費の削減、コンプライアンスの強化といったさまざまなメリットがあります。また、データとして保管をしておけば、紙ベースの書類が火事などで失われたとしても、速やかに復旧できるようになります。もちろん、管理の上では気を付けなければいけない点があるのですが、メリットに目を向ければ、電子化に積極的になる企業も多いのではないでしょうか。

機密文書を電子化するときの注意点

機密文書を電子化するときには、いくつかの注意点があります。導入の際は、これらのポイントを抑えるようにしてください。

スタンドアローンのPCに保管

保管をするPCは、ネットとつないでいない、独立したものを使用するようにしましょう。ネットにつながっていると、外部からの不正アクセスによってデータを抜き取られてしまう可能性があるからです。また、USBメモリなどの記録媒体の使用にも気を付けましょう。

アクセス認証を設ける

機密文書そのものはもちろん、機密文書を扱うPCにもアクセス認証を設け、権限のある人物しか見られないように管理しましょう。流出は会社にとっての損害となりますので、くれぐれも取り扱いには注意してください。

バックアップを必ず取る

電子データは、停電などのアクシデントによって消失してしまう可能性があります。そのため、データのバックアップは定期的にとるようにしてください。また、予備機などを用意しておけば、不測の事態があったときにも速やかに対応できます。

機密文書の電子化が進んでいない理由

機密文書の電子化は、法令が施行されてから15年以上がたつものの、未だそれほど積極的に進められているとは言えません。現状、テレワークが推奨される中、機密情報の電子化はさらに推し進められるべき事項でもあります。ただ、中小企業に関しては、ネットワークのセキュリティー対策に不安があり、うまく進められていない企業が多いのです。

まとめ

機密文書の電子化は、今後さらに進められることが予想されます。その際は、注意事項をしっかり把握した上で移行してください。