機密文書の廃棄証明書

こちらでは、機密文書の廃棄証明書について、わかりやすく解説しています。業者が発行してくれるこの証明書が持つ意義や、発行する必要性の有無、２種類ある発行形態、そして混同されがちな「マニュフェスト」との違いなどをみていきます。

また、廃棄証明書の保管方法や保存期間に関しても併せて紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

廃棄証明書とは？

機密文書の廃棄などをおこなっている業者によって、機密文書が確実に抹消されたということを証明する書類を、廃棄証明書といいます。紙の証明書と電子媒体による証明書の２種類があります。フォーマットやその名称が複数あるため、あらかじめ確認しておきたいところです。主な名称としては「廃棄証明書」のほか「溶解処理証明書」「溶解証明書」「処理証明書」などがあげられます。

廃棄証明書は必要？

廃棄処理のプロセスに立ち会うことができる業者もありますが、立ち合いを受け付けていない業者もあります。特に後者の場合は、自分の目で廃棄の瞬間を確認できないため、廃棄証明書を受け取っておくことが重要だといえます。

廃棄証明書の発行形態・保存方法

発行形態は、原則として「紙」「電子」のうちのいずれかとなります。発行時期や保存方法はそれぞれ異なります。

紙

廃棄処理が終了してから郵送されることになるので、紙の証明書が手元に届くまでには、1週間ないし2週間ほどかかると見ておくのがよいでしょう。届いた証明書は、その状態のまま書類廃棄証明書専用ファイルに入れて保管しておけばOKです。ただ、領収書を兼ねている廃棄証明書の場合は、会計書類と一緒に保管しておくようにしましょう。

参照元：リダクションテクノ（https://reduction-t.com/column/column-855/）

電子メール

Eメールなどでデータが送信されてくる場合もありますし、依頼先の業者の専用サイトからダウンロードするようになっている場合もあります。パソコン内に保管するか、あるいはプリントアウトして保管しておきます。

廃棄証明書とマニフェストとの違い

廃棄証明書と混同しがちな書類として挙げられるものに「マニフェスト」があります。こちらも廃棄物に関わる書類です。ただ、両者は全く異なる役割をもつ書類です。

これまで述べてきたとおり、廃棄証明書とは、業者が機密文書を正しい方法で廃棄処分したことのものです。ですから、発行するのは業者側となります。一方、マニフェストは、排出された産業廃棄物がしかるべき処理経路をたどっているかどうかをチェックすることを目的とした書類です。発行するのは産業廃棄物を排出した業者側です。

ところで、機密文書は、廃棄物として分類される際には紙くずとして取り扱われます。紙くずは、次にあげる業者によって排出された場合に限り、産業廃棄物として分類されることになるので、マニュフェストの発行が必要になります。

マニフェストが必要な業種

• 出版業
• 製本業
• 製紙業
• パルプ製造業
• 紙加工品製造業
• 新聞業
• 印刷物加工業
• 建設業

上記の業者によって排出された機密文書の廃棄処理を業者に依頼するのであれば、マニフェストを発行する必要があります。逆に、上記以外の業者以外であれば機密文書の廃棄処理を業者に依頼しても、マニュフェストの発行は不要になるわけです。

廃棄証明書の保存期間

廃棄証明書を保存しておくべき期間が定められています。通常の廃棄証明書であれば、保存期間は、交付あるいは送付された日付から５年間です。そして、領収書としての役割も兼ねている廃棄証明書の場合は、保存期間は、交付あるいは送付された日付から7年間です。これらの期間中に書類を失くしたりすることのないよう、注意が必要です。

参照元：リダクションテクノ（https://reduction-t.com/column/column-855/）