社内での書類処分の問題点

このカテゴリでは、社内で機密書類を処分する際のさまざまな問題点について紹介していきます。まず挙げたいのは、情報漏洩のリスクと原因について。社内処理における情報漏洩の主な原因は、セキュリティに対する認識不足による社員の不注意や、内部統制がきちんととれていないことによる社員の不正などです。そこで、内部統制の重要性や、社内処理の限界についてまとめています。

また、社内でのシュレッダー作業が社員にかける負担についても問題視されています。社員のモチベーション低下や、いい加減な機密書類処理が発生する恐れがあるからです。そうならないために、社員の負担を軽減することをおすすめしています。

社内での書類処分の問題①内部統制

内部統制とは会社のトップが社内コントロールを目的に創るシステムのこと。組織のルールや業務プロセスを整備することで、情報漏洩などのリスクを削減できるでしょう。社内での情報漏洩の多くは、スタッフの注意不足やセキュリティ面の認識不足が原因です。そのため社内で機密文書管理に対するマニュアルや基準を設け、スタッフ教育を徹底することが大切になってきます。

内部統制
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社内での書類処分の問題②処理費用

社内で書類を処分する方が、専門の業者に依頼するよりもリーズナブルと思われがちです。しかし社内で大量に書類を処分することで、予想以上の費用がかかってしまうこともあるので注意しましょう。たとえば月に60Kgの書類を社内で処分する場合、月に約1万2千円程度かかってしまいますが、一般的なシュレッダー処理サービスであれば60Kgであっても月に5千円程度で済みます。まずは信頼できる業者に相談し、どの程度の費用がかかるのか見積もりを取ることが大切です。

処理費用
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社内での書類処分の問題③社員の負担

シュレッダーを社員で行う場合、シュレッダーの時間を大幅に取られるだけでなく、ホッチキスやクリップを外す手間もかかってしまいます。また社内でのシュレッダー業務を無駄と感じている社員も存在しており、大きな精神的ストレスがかかることもあるでしょう。社員のモチベーションを上げるためにも、シュレッダー業務の短縮は重要になってきます。

社員の負担
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社内での書類処分の問題④環境面（リサイクル）

企業価値や企業イメージをアップさせるためには、どの程度環境面に配慮し、リサイクルに注力しているかも重要です。また廃棄過程でのCO2排出量の削減も考慮したいポイントでしょう。社内で書類を処分する場合、シュレッダーの紙屑も大きいため、リサイクルしにくい現状があります。そのため環境面に取り組むためにも、積極的にリサイクルに取り組んでいる業者に相談するのもアリでしょう。

環境面（リサイクル）
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社内での書類廃棄にかんする基礎知識

セキュリティを重視した業務用シュレッダーの選び方

社内で社外秘や個人情報などの書類を処分する場合、情報漏洩のリスクが非常に高くなります。適切に処理できなければ、信用を失ってしまう可能性も高まるでしょう。業務用シュレッダーを選ぶ際は、セキュリティや処理能力、大きさ、容量などをチェックすることが大切です。自社にピッタリのシュレッダーを選ぶことで、より使いやすさも良くなり、シュレッダー業務の効率アップにつながるでしょう。

セキュリティを重視した
業務用シュレッダーの選び方
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これからの企業の課題と対策について

社内処理は意外とコストがかかることや、リサイクルしにくいことなども紹介しています。環境対策に力を入れる企業が増えてきており、これからの企業にとってはリサイクルが重要な課題の一つです。

処理費用とリサイクルの両面から考慮しても、社内処理にはデメリットが目立ちます。信頼できる処理業者へお願いする方がメリットは多いでしょう。