セキュリティを重視した業務用シュレッダーの選び方

顧客の個人情報が記載された文書の不適切な取り扱いによって、情報が漏洩するリスクが高まってしまいます。情報が1度でも漏洩することで、会社の信用が失われ、倒産の危機に陥ってしまいかねません。だからこそセキュリティ対策を重視した取り組みが必要になってくるのです。

このページでは、業務用シュレッダーを選ぶポイントについて紹介しています。

業務用シュレッダーを選ぶ5つのポイント

1.セキュリティ

社外秘や顧客の個人情報などを取り扱う高い機密性が必要な文書の場合、セキュリティ面を考慮するのであれば、より小さく裁断できるシュレッダーを選ぶのがオススメです。幅4ミリ～5ミリ、長さ10ミリ～50ミリ程度のクロスカットと呼ばれる裁断方法が一般的でしょう。もちろんクロスカットであれば、ほとんど内容を読める状況ではありません。しかしセキュリティをより重視するのであれば、クロスカットよりも細かな裁断を行う「マイクロクロスカット」が理想的です。たとえばドイツで定められているDIN規格の中では「面積が30ミリ平米以下かつ幅2ミリ以下」がセキュリティ5となっています。

また裁断サイズだけでなく、シュレッダーを回収する業者が情報セキュリティマネジメントISO27001の認定を取得していれば、より安心して利用できるでしょう。

2.処理能力・効率性

会社の規模によって異なりますが、規模の大きな企業の場合は処理能力が高いシュレッダーを選ぶようにしましょう。処理能力とは速度・連続使用時間・投入枚数の3つのポイントに加え、大型のダストボックスの有無のことです。またホッチキスのある書類が多い場合には、ホッチキス対応のシュレッダーを選ぶと良いでしょう。

会社の規模や状況に適した処理能力のあるシュレッダーを選ぶことで、業務の効率性もアップし、シュレッダー業務の負担を大幅に減らせます。

3.使い勝手の良さ

たとえば会社のスペースが狭いとシュレッダーの音が気になることもあるでしょう。またシュレッダーを行う書類の枚数が多ければ、何度も紙詰まりが起きることにイライラすることも。そのためシュレッダーを選ぶ際は使い勝手の良さもチェックしておくことが大切です。静音タイプや紙詰まりが起こりにくいタイプのシュレッダーを選べば、スタッフの精神的ストレスの軽減につながるでしょう。

4.サイズ・容量

どんなに高性能のシュレッダーを購入したとしても、その設置スペースがなければ意味がありません。まずはシュレッダーを設置予定のスペースにピッタリ収まるかチェックしておきましょう。ただシュレッダーは壁にピッタリと密着してしまうと、稼働中に熱がこもりやすくなるので、壁から少し距離を取るようにしてください。

また裁断後にゴミを捨てるのが面倒だと感じるのであれば、ダストボックスの容量も大きいものが理想的です。大量の枚数をシュレッダーするのであれば30L以上の容量があれば、ゴミ捨ての回数を減らせるでしょう。また「屑ならし機能」が搭載されているタイプもあるので、より多くのゴミを溜めやすくなります。

5.環境面

一般的なシュレッダーの場合、裁断した紙繊維が細かくなりすぎるためリサイクルには適していません。そのため焼却処分されるケースがほとんどでしょう。しかし近年、業務用シュレッダーから出た裁断の紙くずを再生可能な新たな技術も開発されています。もし回収サービスを活用するのであれば、サステナビリティやSDGsの観点などに着目し、利用する企業が環境面に配慮しているかどうかもチェックしましょう。

機密文書廃棄サービスの利用もおすすめ

業務用シュレッダーは日々進化し、性能の高いタイプも販売されてきています。そのため非常に使い勝手の良いシュレッダーも見つけやすいでしょう。

しかしスタッフの業務負担軽減や機密文書のセキュリティ面などを踏まえれば、専門の業者に依頼するのも一つの手です。シュレッダーにかかる時間が無くなれば、本来の業務を担う時間も増え、業務の効率アップも期待できます。またスタッフのミスによる情報漏洩のリスクも抑えることができるため、安心して機密処理を行えるでしょう。