法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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機密文書廃棄サービスの種類

ここでは、機密書類の処理方法と、それぞれのメリット・デメリットなどについてまとめています。主な処理方法の種類は次の4つです。

  • 客先まで出向いて細断処理をする「出張シュレッダーサービス」
  • 業界の約9割を占めているがリスクもある「溶解処理サービス」
  • 安全性・機密性の高い処理専門工場で行う「専門工場破砕サービス」
  • 焼却して抹消できるがリサイクルはできない「焼却処理サービス」

出張シュレッダーサービス

メリット

最大のメリットといえるのが「セキュリティ」です。出張シュレッダーサービスでは、スタッフが依頼人の目の前で機密文書を裁断してくれます。文書を渡してから処分されるまでの時間が短いため、情報漏洩の危険がかなり少ないといえます。もちろん、単に裁断しただけでは、時間と労力さえかければ再現することも可能です。しかし、多くのサービス業者は複数の異なる文書を同時に裁断したうえ、圧縮まで行って再現性を限りなくゼロへと近づけてくれます。万が一、裁断された紙片が第三者の手に渡ったとしても、そこから元通りにすることはほぼ不可能でしょう。

次に、「一般的に流通しているシュレッダーよりも効率的」なのも魅力です。サービス業者の取り扱っているシュレッダーは、専用の細断処理機を用いるため、かなりのスピードで大量の文書を処分できます。「引っ越し作業中に大量の保管文書がでてきてしまった」「急を要する処分で、自社のシュレッダーでは間に合わない」といった状況下であれば、サービス業者を利用するのが賢明です。

デメリット

状況によって「コストパフォーマンス」が割に合わないケースもあります。出張シュレッダーサービスでは、料金にガソリン代、交通費が含まれています。そのため、少量の機密文書を破棄してもらう程度では、費用対効果があるとはいいきれません。また、「対応エリア」も注意すべき点です。サービス業者によっては、地方に事業所を設けてはいません。拠点から遠く離れている依頼人については、機密文書の破棄を断わる場合もありえます。すべての業者が、どのような依頼も引き受けているとは限らないのです。シュレッダーの性能は業者ごとに差があるため、事前にホームページをリサーチし、高性能のシュレッダーを備えている業者に依頼をかけましょう。

加えて、出張サービスの多くは家の外で作業を行うので、天候によっては時間がかかりかねません。トラックを駐車できるスペースを必要としたり、処理が終わるまで待たされたりするのもデメリットです。

溶解処理サービス

メリット

溶解処理が選ばれる理由のひとつは「手間が省ける」ことです。シュレッダーの場合、ホチキスやクリップは裁断できないため、これらの金属類を文書から取り外した後、業者に引き渡さなくてはなりませんでした。しかし、溶解処理は、基本的にゼムクリップやホチキスのような金具を付けたままで自動的に分別できます。依頼人側で行う準備が少なく、大量の文書もまとめて引き渡せるので、かなり作業が楽です。

また、環境に優しい側面があるのも溶解処理のメリットです。溶けた紙はその後、再生紙や段ボールの原料に回されることも珍しくありません。環境への意識が高い企業であれば、積極的に利用したいところです。業者によっては、書類が入った保存箱を開封せずに溶解処理できるため、他人の目に触れられる危険性が少ないのも大きなポイント。機密文書を跡形もなく破棄できるため、セキュリティ対策としても人気があります。

デメリット

強いていうなら、「業者ごとにスキルの差が生じる」ことでしょう。確かに、溶解処理は上手く行えば、確実に文書を破棄できる方法です。ただ、ノウハウやスキルが不足している業者に依頼してしまうと、完全に溶けきっていない状態で紙片を捨てられてしまう可能性もゼロではありません。重要なデータが消えずに残っていた場合、情報漏洩につながります。

それに、溶解処理は十分な設備がないと実施できない作業です。すなわち、機密文書を業者の所有する設備場所まで運搬しなくてはなりません。その間に、事故やトラブルで情報が流出してしまう危険も考えられます。悪意のある人間ならば、運搬中に機密文書を盗もうとすることもありえるでしょう。溶解処理自体は確実性が高い方法ではありますが、設備場所まで文書を届けるには細心の注意を払うべきです。そのほか、溶解処理を行っているメーカーの大半は、製紙業界です。すなわち、セキュリティの専門家ではありません。情報漏洩への認識が甘いこともあります。

専門工場破砕サービス

メリット

専門工場破砕サービスの多くは自社工場を有しているのが一般的です。そのため、依頼人の都合に応じ、自由に破棄のスケジュールを定められます。たとえば、「すぐにでも処分してほしい」という依頼をした場合、希望に沿った日程を組んで機械を動かしてくれるのです。そのほか、トラックなどで回収訪問してくれたり、依頼人が作業に立ち会えたりと、さまざまな要望に応えてくれます。機密文書がどのように破砕されるのか、最後まで見届けられるのでセキュリティが気になる人にも安心です。

また、大掛かりな機械でまとめて破砕できるので、依頼人が文書を分別する必要がありません。箱に文書を詰めて渡すだけで、業者が後を引き継いでくれます。専門業者でなくても破砕を行っているサービスはありますが、そういったところはセキュリティ対策の十分なノウハウを持っているとは限りません。破砕を中心に行っている業者を探し依頼するのが得策です。

デメリット

破砕をするのは、相応の施設と機械が必要です。そのため、専門業者の数はそこまで多くありません。要望に合った業者を見つけるまでに時間を要することもあります。特に、文書の破棄サービスを請け負う業者が少ない地方であればリサーチに苦労するでしょう。また、破砕を徹底的に行ってもらうには、相応のコストもかかってくるぶん、ある程度まで文書がたまってから依頼するのがおすすめです。

そのほか、業者が本当に優良な所かを見極めないと、情報が流出してしまうこともあります。注意したいのは、文書を回収してくれるサービスです。一見、便利なサービスに思えるものの、車中に文書を放置されてしまえば、その間、第三者に中身を閲覧されても不思議ではありません。ISO27001・プライバシーマーク取得をしている会社か否かを確認し、処理施設の見学が可能であれば、事前に管理状況をチェックしたうえで、業者を選んでください。機密文書を引き渡すのであれば、依頼人自身で工場まで持ち込みましょう。

機密文書の焼却処理サービス

メリット

大量の機密文書を破棄したいときに適した方法が焼却処理サービスです。基本的には、業者に文書を渡して焼却場まで運んでもらうだけです。段ボールに詰め込んで渡せば、手間もかかりません。汚れやホチキスがあっても、ほとんど関係なく引き取ってもらえます。大掃除や引っ越しなどで、機密文書を大量に破棄するのであれば、とても効率的な選択肢です。

「燃やすだけであれば、自社でもできるのでは」と考える人もいるでしょう。しかし、専門業者の用意している焼却場は、火力が圧倒的に違います。普通紙にプリントされた機密文書であれば、一瞬で燃え尽きるレベルです。すなわち、自社で文書を破棄しようとして、燃えカスが残ってしまうリスクがありません。そもそも、焼却処理に自社の労力を割かれずに済みます。文書を燃やそうにも、適した場所が見つからないケースもあるので、業者に依頼するのが無難です。

デメリット

「業者を見つけにくい」のは無視できないデメリットです。なぜなら、焼却処理から溶解処理に切り替えた業者が多いからです。焼却処理を続けるには巨大な設備がいりますし、燃費も馬鹿になりません。そのうえ、二酸化炭素が大量に発生し、環境にも悪影響を及ぼします。これらの理由から、焼却処理を止める業者は増えてきました。「文書を灰にしてもらいたい」という要望があっても、なかなか焼却処理サービスに出会えない可能性があります。

さらに、焼却処理された文書の灰は、捨てて埋め立て地に送るしかありません。ここでもやはり、環境への意識が問題となります。エコロジーや社会活動を積極的に行っている企業が焼却処理を選んだとすれば、世間に悪印象を与えかねないでしょう。

機密文書の種類

ここでは機密文書の種類についてご紹介します。

極秘文書

機密文書の中でも、もっともセキュリティレベルが高く、厳重に保管されるべきものです。組織の中で、特別に許可された人間しか閲覧できません。そのうえ、閲覧するには独自のパスワードが発行されていたり、IDを取得したりしなければならないのが特徴です。極秘文書の内容が漏洩した場合、当事者が重い処罰を受けることも珍しくありません。なぜなら、極秘文書が第三者の目に触れてしまうと、国家や企業の根幹が揺らぐ可能性すら出てくるからです。

国家において極秘文書とは、外交の記録、重要人物同士の談話記録、安全保障に関する文書などが挙げられます。そして、企業にとっての極秘文書とは、決算関連の書類、新プロジェクトの立ち上げ計画、他社との提携についての資料などが該当します。そのほか、企業が独自に進めている研究の進捗も極秘文書に含まれるでしょう。もしもこれらの文書が悪用されてしまえば、組織の利益を大きく損ないます。それどころか、関係者の生活さえも脅かされることになりかねないのです。

原則的に、極秘文書とは非公開にされているだけでなく、そもそもの存在自体が公表されていません。「あの組織に極秘文書がある」と知られるだけで、打撃を受けるリスクが生まれるからです。仮に極秘文書を破棄するのだとしたら、細心の注意が必要になります。再現することが絶対に不可能な手段を選び、信頼できる人間だけで跡形もなく破棄することが大前提です。

秘文書

極秘文書と比べると、ややセキュリティレベルは下がります。それでも、第三者に見られていい内容ではありません。組織内で、権限を与えられた人間にしか、閲覧、管理ができない文書です。秘文書が流出してしまうと、組織の信頼が大きく失われることも少なくありません。また、利益の損失、顧客離れを呼ぶ可能性も出てきます。そのため、秘文書もセキュリティ対策をほどこされたうえで、厳重に保管されています。

秘文書の例としては、顧客情報やアンケート結果、大きなプロジェクトの企画書などが挙げられるでしょう。重要な契約書類も秘文書のひとつです。個人情報保護法が制定されてからは特に、顧客データの取り扱いに慎重になる企業が増えました。個人情報の含まれる文書が外部に漏れた場合、多くの顧客に迷惑がかかります。事件として大々的に報道されるケースも多く、組織のパブリックイメージが失墜しかねない事態です。

秘文書の存在自体は、組織内の人間であれば知らされています。とはいえ、気軽に誰もがデータを目にできるわけではありません。当然ながら、文書を破棄する際も徹底的な意識・対策が求められます。ときには、外部の専門業者に依頼して、溶解や焼却処理を行ってもらうこともあります。その際、文書を引き渡すときにも、第三者の目に触れないよう警戒することが大切です。

社外秘文書

極秘文書、秘文書よりもセキュリティレベルの低い文書です。ただし、誰でも閲覧していいわけではありません。あくまでも同じ企業内の人間であれば自由に取り扱えるというだけで、社外に許可なく持ち出すのは厳禁です。いうまでもなく、社外の人間の目に触れさせることも許されません。社員が決められた作業場、端末でのみ、管理できます。仮に社外へと持ち出すのであれば、企業ごとに定められた手続きを踏まなくてはなりません。

社外秘文書の例は、企画書や顧客一覧、営業計画表などです。社員が個人的に作成している資料の多くも、社外秘文書に含まれます。これらの文書は流出したからといって、大きな経済的損失につながるわけではありません。世間からの信用についても、それほどの影響はないといえるでしょう。ただ、企業倫理という面からすると、やはり丁寧に扱われるべき文書です。指定の共有ファイルに置くことを徹底する、自宅作業を極力行わないなど、日ごろからセキュリティ対策を心がけましょう。

社外秘文書の破棄は、個人で行っても大きな問題にはなりません。社内のシュレッダーにかけたり、自分で破り捨てたりするだけでも十分だといえます。ただ、オフィスの移転作業などで大量の社外秘文書が出てきてしまうと、一度に破棄するのは非常に困難です。さまざまな作業があるにも関わらず、破棄に時間を割かれるケースも珍しくありません。時間を上手く活用するためにも、外部の専門業者にまとめて破棄を依頼するのが最適な方法です。

機密文書を適切に廃棄する重要性

機密文書には企業にとって重要な情報が記されており、その機密レベルによって、自社内であっても閲覧できる範囲が決められています。
機密文書は厳重に保管され、閲覧権限や範囲のルールも設けて管理される必要がありますが、不要になった時点ですぐに廃棄するようにしましょう。
万が一、情報が漏洩すると、企業が不利益を被るだけではなく、従業員や顧客が危険にさらされ、取引先にも被害が及ぶ可能性があります。
特に、マイナンバーを含む個人情報類に関しては、さらに厳重に管理が敷かれる必要があります。
情報漏洩が発生すると、マイナンバー法によって処罰が行われ、企業の社会的信頼が損なわれてしまいます。

なお、機密情報の漏洩が起きる経緯はおもに2つです。

  • 人的ミス
  • 故意の流出

1つは「人的ミス」です。
たとえば、開発結果をまとめた社外秘の文書を持って得意先を訪問し、うっかり文書をいれたカバンごと移動中に紛失しまうといったケースが挙げられます。
ほかにも、文書をルールに乗っ取って廃棄せず、そのまま紙ごみとして処分してしまった結果、情報漏洩につながることもあります。

もう一方は、悪意ある情報漏洩です。
機密情報の漏洩は、外部の人間によって盗み出されることだけが原因とは限りません。
基本的に機密情報は自社内で厳密に管理がされているため、外部からの接触は難しいもの。言い換えると、内部からの流出が考えられることもあるということです
厳重に管理していたとしても、閲覧・持ち出し権限がある従業員の仕業では、情報漏洩を防ぐことは難しいでしょう。

このように、機密文書を保管していること自体がリスクになるため、不要となった時点ですぐに処分すべきです。
時間が経過するにつれ、保管すべき文書が増え管理は困難に。かつ、管理体制がずさんになるといった可能性も考えられるのです。

機密文書の流出によって生じる企業への影響

機密情報が漏洩すると、企業はどのような事態に陥るのでしょうか。
顧客情報が流出してしまった場合、これまで築いてきた顧客との信頼関係が脅かされます。
さらに、金融機関の情報が流出してしまうと、損害賠償を請求されることもあります。
また、企業のノウハウや開発途中のデータなどが流出した場合には、競合他社が有利な状態となり、ビジネスチャンスの損失。経営状態の悪化もリスクとして考えられるでしょう。
さらに、このような重大な事故が起きた企業では、人材の流出が起きる可能性もあります。

機密文書廃棄のルール

機密文書の廃棄方法をルール化するにあたり、重要なことは3つです。
1つ目は、機密文書の機密レベルの明確化です。
機密文書には、「極秘文書」「秘文書」「社外秘」の3種類があるため、文書がどの機密レベルか判別することが大切です。
2つ目は、機密文書の種類に応じて管理担当者を決めること。管理方法や保管期間、廃棄方法などを明確にしておくことが重要です。
3つ目は、従業員へのセキュリティ教育の徹底です。
せっかく廃棄方法をルール化したにもかかわらず、従業員がそれを遵守しなければ意味がありません。
社外秘資料は外部の人間は触れられないにせよ、自社内の人間は取り扱える状況にあります。企業で働く以上はセキュリティの重要性と危機管理を意識してもらうことが大切になります。
機密文書を適切に廃棄する意味を知り、企業や自分たちの身を守るために行動してもらいましょう。
廃棄方法を分かりやすくマニュアル化しておくことものも効果的です。

マイナンバーなど特定個人情報の廃棄方法

マイナンバーのような特定個人情報については、廃棄する際に特別なルールがあります。
まず、特定個人情報を含む機密文書を削除した際は、削除したという記録を保管する必要があります。
記録する項目としては、「廃棄日」「廃棄した文書の内容」「責任者」などが挙げられます。また、廃棄記録自体も機密文書となるため、それらの取り扱いにも充分な注意が必要です。

機密文書廃棄を業者に依頼する際の方法

機密文書の廃棄を業者に依頼する際、注意すべきポイントがあります。
まず、業者はセキュリティ体制が厳重に整備されているところに依頼するようにしましょう。
一般の焼却処理業者に機密文書を渡したとしても、運搬や保管が適切になされるとは限りません。
廃棄される前に文書が外部の人の手に渡ってしまうと、情報漏洩につながります。
安全に機密文書を処理してもらうためにも、ISO27001やプライバシーマークなどのセキュリティ認証の確認、可能なら文書を廃棄する現場に立ち会わせてもらうなどの対策が必要になるでしょう。
また、細断や溶解を外部に委託している業者は避けたほうが無難です。
機密文書の扱いに関わる業者が増えるほど、セキュリティレベルは低下していくことが考えられます。
依頼するなら、自社で機密文書の回収から廃棄まで一貫して対応している業者がおすすめです。
委託先が情報を売り渡していたというケースも報告されているため、どのようなルートを通じて廃棄がなされるか把握しておくようにしましょう。
さらに、業者とはセキュリティにかかわる契約を結んでおくと安心です。
秘密保持義務や、再委託における条件、情報漏洩などの事故が起きた場合の対応などについて確認しておくようにしましょう。

セキュリティや利便性で比較する

機密書類の処理方法において、セキュリティの高さや利便性の良さが重要なポイントです。また、情報漏洩のリスクを減らすためには、迅速性も大切なポイントとなります。

そこで、それぞれの処理方法の安全性、利便性、迅速性などについてまとめています。この3つのポイントで比較すると、専門工場破砕サービスがもっとも安心感のある処理方法と言えるでしょう。セキュリティや利便性で処理方法を比較して、業者選定の参考にしていただければ幸いです。

機密文書の廃棄比較!
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