このページでは、機密文書の自社工場破砕サービスの特徴について解説しています。
専門工場破砕(シュレッダー)サービスは、客先から機密書類などを回収して(持ち込みも可)、処理専門の工場で破砕し、溶解してリサイクルするサービスです。
製紙メーカーの工場で行う一般的な溶解処理サービスと比べて、専門工場破砕(シュレッダー)サービスは受け入れ体制やスケジュールの都合がつきやすく、機密性の高い文書を迅速に処理することができます。また、情報抹消を専門とした工場で行うため、セキュリティ体制が整っていて安全性も高いのが特徴です。
処理過程のセキュリティ:◎
サービスの利便性:〇
メリット | デメリット | |
---|---|---|
破砕(専門工場シュレッダー)処理 | ・処理専門工場はセキュリティ体制が万全 ・エコロジー。リサイクルが可能 ・自社のシュレッダーと異なり漏洩リスクなし |
・バインダーなど書類分別が必要 ・目の前で処理されない |
溶解処理 | ・手間がかからない。分別せずに溶解処理が可能 ・フタを開けることなく溶解できるので情報が漏れない ・エコロジー。再生紙へとリサイクルされます。 |
・溶解は委託が多い。1社で完結しない場合も ・工場によりセキュリティレベルはバラバラ ・目の前で処理されない |
焼却処理 | ・可燃物の廃棄に有効 | ・リサイクルに貢献されない ・コストがかかる |
処理業者の多くは、運送業・廃品処理業・清掃業などを行っている業者で、機密文書の処理を専門に行っているわけではありません。そして、そうした業者は機密性に対する認識が甘く、社員教育も充実していないのが現状です。処理専門業者が行う専門工場粉砕サービスの方が、セキュリティ面での安全性が高くなります。
また、自社工場を保有しているかどうかは、サービスの利便性においても重要なポイントです。自社工場だとスケジュールの都合がつきやすく、緊急の集荷依頼にも対応可能で、一般的な処理業者よりも迅速に処理することができます。段ボール箱1箱から対応できるなど、融通が利くのもメリットです。
さらに、集荷から処理までを一貫して自社工場で行うことによって、機密性や安全性が高まります。自社工場での処理なので、お客様が立ち会うことも可能です。自社工場を保有している業者は少なく、都内ではわずか5社程度ですが、セキュリティ面を重視するなら自社工場での破砕サービスが良いでしょう。
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コンプラ係長
社内でコンプライアンス関連の業務に携わっています。書類の処理について、いつも口うるさく言っているので、周りからはコンプラ係長と呼ばれています(笑) いま、適切な情報漏えい対策をすることが、企業の課題になっていると思います。メールや外部メモリーなど、情報漏洩の原因は様々ですが、実は紙(書類)からの漏洩が7割を占めているのです。 社内から情報が漏れて信用問題にならないよう、早めに機密文書の廃棄業者を手配しておきましょう。
【免責事項】
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