法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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溶解処理サービス

このページでは、機密書類の溶解処理サービスの特徴や、セキュリティ面での不安要素などについて解説しています。

業界に多い溶解処理サービスの概要

溶解処理とは、機密文書などを製紙工場へ搬入して、破砕せずにそのまま溶解釜へ投入して処分する方法のことです。処理業界において約9割もの業者が、この溶解処理を行っています。

溶解処理サービスには、書類の入った段ボール箱ごと処理するケースと、紙以外を分別した後に処理するケースがあります。段ボール箱ごと処理する場合、溶解過程で紙以外のものを分別して、それぞれリサイクルすることができるため、こちらが事前に分別する必要はありません。

料金は業者によってさまざまで、ダンボール1箱で数百円の激安業者もあれば、2,000円を超える業者もあります。

セキュリティや利便性の不安要素とは?

溶解処理のセキュリティ

処理過程のセキュリティ:△

  • 製紙メーカー工場の都合によって、書類がしばらく放置されることがある。
  • 複数の企業によって運営されているため、情報漏洩リスクが高くなる。
  • ほとんどが処理専門業者ではないので、安全性に対する認識が甘い。

溶解処理は、企業で梱包したケースごと溶解するため、一見セキュリティ性が高いように考えられます。
ただし、溶解処理を行っている業者の多くは、一般的製紙メーカーの工場です。
セキュリティの専門家ではないため、回収した機密文書をしばらく放置することもあります。
また、企業から機密文書を回収する、文書を保管する、溶解するという工程に複数の業者が絡んでいる場合は、業者の数が増えるごとに情報漏洩のリスクが高まると考えましょう。
セキュリティを重視するならば、回収から溶解まで、ワンストップで完了する業者に依頼するのがおすすめです。
なお、目の前で文書が処理されないことも、セキュリティが懸念される理由の一つです。
たとえば、出張シュレッダーサービスの場合は、目の前で文書を細断してもらえます。
一方で、溶解処理では文書の溶解性を確認するのは業者の担当者のみです。

溶解証明書は発行してもらえますが、セキュリティが不安な人は、目視で廃棄状況を確認できる処分方法を選ぶとよいでしょう。

溶解処理の利便性

サービスの利便性:△

  • 書類分別が必要かどうかは業者によって違う。
  • 製紙メーカーの工場を借りているため、融通が利かない。
  • 工場の受け入れ体制に左右され、迅速な処理ができない。

溶解処理は、書類の入った段ボール箱を開梱しないまま溶解釜へ投入できるので、中身を人目に触れさせずに済みます。その点ではセキュリティ面での安心感があるでしょう。

しかし、安全性において不安要素もあります。溶解処理業者は、自社工場ではなく、製紙メーカーの工場を借りて処理することになります。したがって、製紙メーカーの都合が悪ければ、お客様の都合を優先することはできません。工場のスケジュール調整が必要なため、すぐに処分されず、しばらく保管庫に置き去りになることも少なくありません。機密情報が置き去りになるということは、それだけ情報漏洩のリスクが高まるということ。さらに、処理専門業者ではないため、セキュリティに対する認識が薄いことも不安要素です。

また、製紙メーカーの受け入れ体制に左右されてタイムリーに処理できないので、利便性もあまり良くありません。溶解処理サービスは頼んでもすぐに回収に来てくれなかったり、回収はすぐに来てくれても、製紙メーカーへの持込予約が確定して実際に搬入するまでには時間を要する場合があります。

こうした不安要素を取り除くために、出張細断サービスや専門工場破砕サービスは、まず大型のシュレッダーで情報抹消を最優先に行い、その破砕片を製紙メーカーに持ち込んでいます。ここがセキュリティ面の大きな違いです。

溶解処理のリサイクル

機密文書の溶解処理とは、文書を閉じたホチキス、あるいはバインダーをまるごと溶解する手間がかからない方法です。
溶解処理を行う際は、溶解する文書をケースに入ったまままるごと装置に投入し、攪拌して紙の繊維を解きほぐします。
どろどろになった溶解液は、業者が目視で確認した上で「溶解証明書」を発行します。
続いて溶解液を、紙繊維と残渣物にわけねばなりません。
残渣物とは金属片などを指し、分別せずに投入したホチキス、バインダーなどの金属部分が残ります。

溶解物の処理

残渣物は回収され、金属部分は製鉄原料に、そのほかの物質は焼却され熱エネルギーとして使われます。
溶解処理は、紙繊維がリサイクルされるのはもちろんのこと、残渣物まで有効活用されるため、エコロジー処理方法といえるでしょう。
リサイクルされた紙繊維は、ダンボールの材料や再生紙ペーパータオル、雑誌などに生まれ変わります。

出張シュレッダー処理との比較

出張シュレッダーサービスを依頼すると、機密文書は細断されたのちに溶解処理が行われます。
ただし、業者によってはホチキスなどの金属片が入っていると、溶解処理ができないため、細断の前に分別作業が必要になる場合があります。
出張シュレッダーサービスと溶解処理は、いずれも最終的には文書を溶解することになります。
ただし、分別処理の有無が大きな違いです。
手際を重視する場合は、分別しなくてすむ溶解処理の方が適しています。

溶解処理以外の廃棄方法と比較

メリット デメリット
溶解処理 ・手間がかからない。分別せずに溶解処理が可能
・フタを開けることなく溶解できるので情報が漏れない
・エコロジー。再生紙へとリサイクルされます。
・溶解は委託が多い。1社で完結しない場合も
・工場によりセキュリティレベルはバラバラ
・目の前で処理されない
破砕(専門工場シュレッダー)処理 ・処理専門工場はセキュリティ体制が万全
・エコロジー。リサイクルが可能
・自社のシュレッダーと異なり漏洩リスクなし
・バインダーなど書類分別が必要
・目の前で処理されない
焼却処理 ・可燃物の廃棄に有効 ・リサイクルに貢献されない
・コストがかかる

溶解処理は1番安全?

結論、処理方法によって一概におすすめな方法はありません。溶解処理であっても、委託している場合は処理までに時間がかかったりセキュリティレベルがわからないことも。破砕(専門工場シュレッダー)処理も同様です。結局は、依頼する会社がワンストップで対応するのか、第3者からセキュリティ認証を取得しているかが見るべきポイントとなります。

溶解処理サービス業者一覧

機密文書の廃棄比較!
溶解?シュレッダー?

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