法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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未開封処理サービス

このページでは、機密書類の未開封処理の特徴やメリットおよびデメリットなどの情報をまとめています。

未開封処理の概要

機密文書の処理方法は複数ありますが、未開封文書はダンボールごと設備に投入する破棄方法が可能。ダンボールで梱包されているため、搬出中に見られる可能性はほぼありません。シンプルかつ機密性の高い処理方法だといえます。

未開封文書の処理方法には何があるか

未開封文書の処理方法には下記が挙げられます。

  • 破砕(シュレッダー)処理
  • 溶解処理

業者によってはダンボールではなく専用ボックスを用意しているところもあります。これは内部漏洩対策として有効で、マイナンバー情報や健康診断結果など、社内漏洩でも問題となる案件におすすめです。

専用シールによる防止策を講じている業者もあります。市販されていない専用シールで梱包口を封緘(ふうかん)し、開封した場合シールの状態でわかるという方法です。

動画サービスで処理状況を報告

未開封処理を行った証拠として、動画による報告をしている業者があります。立ち会い処理が難しいときは、特にありがたいサービスです。有料オプションサービスで取り扱っている業者もありますが、上長への報告にも使えますし、なによりきちんと処理した安心感が得られるでしょう。

動画サービスを利用する際は、ダンボール箱に目印をつけておくのがおすすめです。自分が依頼した機密文書であることがひと目でわかります。目印の例として、次のようなものがあげられます。

  • 段ボール箱に紙を貼り付けたりオリジナルの印をつけたりする
  • カラーテープを使ってダンボール箱の封をする
  • 色のついたダンボール箱を使用する

未開封処理のメリット・デメリットについて

未開封処理のメリット

機密文書の散逸や情報漏洩防止策として有効な未開封処理。次のようなメリットが挙げられます。

  • 処理時間を短くできるので、立ち合い作業が早く終わる
  • 処理業者も情報を見ることがないので、情報漏洩リスクがさらに減る

未開封処理のデメリット

通常の処理方法以上に、仕分け作業過程で異物混入に最大の注意を払う必要があります。

  • 異物混入の疑いがあれば、処理現場で開封され中身をチェックされる、または送り返される
  • 混入に気づかず処理されて機械・設備が故障した場合、修理費用や稼働停止期間の収入損害を請求される可能性がある

現場での異物チェック方法

処理現場で未開封文書を処理する場合、異音や重量で異物混入の可能性を疑うとのこと。

異物混入トラブルについて

主に紙文書の廃棄で溶解処理を選択する場合、次のようなものが混ざっていると設備破損の原因になるので仕分けが必要です。

  • 大量の綴じひもやビニールひも:ひも同士が絡まって溶解炉の排水溝が詰まる可能性がある
  • ビデオテープやCD・DVD、レントゲン、クリアファイル等:溶解されず排水溝で詰まってしまう
  • 合成紙:ポスターや選挙用紙など破けにくい性質をもつ紙は、溶解処理でも水に溶けずトラブル原因になりやすい

処理施設の性能によるところも大きいので、依頼する際はどの程度まで分類すべきか確認するのをおすすめします。

未開封処理の相場はどのくらい?

未開封処理の相場について調査しました。

業者名 料金
大手流通業者 A4サイズ1箱:1,309~2,079円(税込み)
回収業者(箱単位) 2,000円/1箱
7,000円/5箱まで一律
20,000円/~25箱まで一律
回収業者(kg単位) 6,600~7,700円/200㎏
5~27円/1kg

※2021年10月22日時点のGoogle検索で、料金を確認できる上位10社の情報を記載(編集チーム調べ)

量に応じて計量条件を選ぼう

箱単位とkg単位での見積もりが多く見られました。中にはトラック対応で箱数無制限というところも。自社の廃棄量について箱数はカウントできるでしょうが、kg数を測るのは手間がかかり過ぎます。作業工数も考えて、相見積で検討するのをおすすめします。

機密漏洩対策には未開封処理がおすすめ

頼れる専門業者であれば、教育を受けたスタッフが処理作業を担当するので、未開封処理以外の方法であっても問題はありません。それでも不安を感じてしまうという場合には、心強い選択肢のひとつとして、検討する価値があるでしょう。

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