廃棄処分業者選びのポイント

ここでは、機密書類処理業者を選定する際にチェックしておきたいポイントを紹介していきます。業者のセキュリティレベル、処理過程における利便性や事務効率、処理費用や情報漏洩保険など、機密書類を適正に廃棄するために確認しておくべきこととは？

また、「業者選定チェックシート」として、選定した業者の対応やサービスなどから、本当に信頼できる業者かどうかを見極めるポイントをまとめています。情報漏洩の発生などを防ぐためにも、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

信頼できる業者を見極める5つのポイント

専門業者かどうかを見極める

機密書類を適切に廃棄しないと、情報漏洩などの問題で会社の存続を危うくしてしまう可能性があります。古紙回収業者や物流業者ではなく、機密書類破棄の専門業者に依頼するようにしましょう。専門業者の優れている点については、スタッフのセキュリティ意識が高いことや、機密性が保持できるよう社内設備に力を入れていることなどが挙げられます。自社処理工場をもっていたり、「ISO27001」を取得していたりする業者を選ぶようにしましょう。

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セキュリティレベルを見極める

業者に機密文書の処分を依頼する際には、安全性の高さを確認するようにしましょう。セキュリティレベルを見極めるための重要なポイントとして、「処理専門業者かどうか」ということが挙げられます。機密性や安全性が高く、自社工場を保有している処理専門業者を選ぶと安心です。処理施設についてチェックしておきたい点については、処理専門工場で委託なしで処理されているかや出入り口での入出管理体制が整っているかなどがあります。

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料金を見極める

機密文書の処理費用は、段ボール箱数や重さによって設定されています。一般的な相場は、約20kgの段ボール箱1箱で1,800円ほど。ただし、料金だけでなくセキュリティレベルや利便性なども含めて総合的に判断することが大切です。料金と併せて情報漏洩保険へ加入しているかどうかも確認しておくとよいでしょう。賠償責任額の上限額は業者によってさまざまなため、上限も事前に確認しておくと安心です。1億円ほどが相場となっています。

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利用者の声をチェック

機密文書の処理を自社内のシュレッダーでおこなっていた企業が、専門業者に頼んだことで起きた変化について紹介します。自社に置き換えてみると、実際に専門業者に依頼するとどんなメリットがあるか理解しやすいのではないでしょうか。例えば、A社ではシュレッダー作業中に機械が止まることが多く効率が悪かったですが、業者に依頼することでストレスフリーになったとのこと。B社は機密文書が処理しやすくなって社員全員の袖机を一つ減らせたそうです。

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廃棄処理業界のQ＆A

機密文書廃棄専門業者に寄せられる一般的なQ&Aを紹介しています。さまざまな質問に対する回答が載っているので、専門業者に依頼することによる不安や疑問の解消に繋がるのではないでしょうか。業者によって対応が異なるため、このページでは「日本シュレッダーサービス 抹消仕事人」さんを例としています。実際に業者に依頼する際には、各業者に問い合わせて確認するようにしましょう。質問は、回収、書類の準備、処理ごとにまとめてあります。

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書類回収・運搬についてのチェックポイント

処理サービス業者を利用する際にチェックしておきたい点をまとめました。まずは、回収・運搬について確認しておきたいポイントを紹介していきます。

書類の回収・運搬についてチェックしておきたいこと

• 処理受託の際に、機密保持・機密処理の契約書が用意されているか。
• 運搬用のコンテナ車には施錠装置が付いているか。
• 作業員は身分証明書を携帯しているか。
• 処理専門業者の作業員か。
• 搬出時にお客様が立ち会い、確認後にサインしているか。

また、回収・運搬スタッフの人数もチェックすると良いでしょう。作業員がたった1人で対応していると、情報漏洩のリスクが高まります。1人よりも2人以上が望ましいです。

企業が業者処理を利用する理由

企業が機密書類処理業者を利用する理由としては、次のようなことが挙げられます。

• 自社での毎日のシュレッダー負担が限界。
• セキュリティ対策として、プロのアウトソーシングに依頼したい。
• 年末や年度末の大掃除、オフィスの移転などで、大量の廃棄書類が出た。
• 書類の保管期間が終わったので、まとめて処分したい。

自社での書類廃棄には限界があるので、信頼できる処理専門業者にお願いして、安全かつ迅速に処分してもらうと良いでしょう。