廃棄処分業者選びのポイント

ここでは、機密書類処理業者を選定する際にチェックしておきたいポイントを紹介していきます。業者のセキュリティレベル、処理過程における利便性や事務効率、処理費用や情報漏洩保険など、機密書類を適正に廃棄するために確認しておくべきこととは？

また、「業者選定チェックシート」として、選定した業者の対応やサービスなどから、本当に信頼できる業者かどうかを見極めるポイントをまとめています。情報漏洩の発生などを防ぐためにも、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

書類回収・運搬についてのチェックポイント

処理サービス業者を利用する際にチェックしておきたい点をまとめました。まずは、回収・運搬について確認しておきたいポイントを紹介していきます。

書類の回収・運搬についてチェックしておきたいこと

• 処理受託の際に、機密保持・機密処理の契約書が用意されているか。
• 運搬用のコンテナ車には施錠装置が付いているか。
• 作業員は身分証明書を携帯しているか。
• 処理専門業者の作業員か。
• 搬出時にお客様が立ち会い、確認後にサインしているか。

また、回収・運搬スタッフの人数もチェックすると良いでしょう。作業員がたった1人で対応していると、情報漏洩のリスクが高まります。1人よりも2人以上が望ましいです。

企業が業者処理を利用する理由

企業が機密書類処理業者を利用する理由としては、次のようなことが挙げられます。

• 自社での毎日のシュレッダー負担が限界。
• セキュリティ対策として、プロのアウトソーシングに依頼したい。
• 年末や年度末の大掃除、オフィスの移転などで、大量の廃棄書類が出た。
• 書類の保管期間が終わったので、まとめて処分したい。

自社での書類廃棄には限界があるので、信頼できる処理専門業者にお願いして、安全かつ迅速に処分してもらうと良いでしょう。