法人向け機密文書廃棄マニュアル

安全な処理で情報漏洩を防ぐ!機密書類の適正な処分方法を紹介

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社員の不注意による情報漏洩例

機密文書の漏洩事例には、社員の不注意や不正によるものと、処理業者の不手際によるものがあります。

このページでは、社員の不注意や不正による情報漏洩を中心にリスクを解説しています。

会社内や外部での不注意

情報漏洩は故意によるものを除けば、誰も起こしたくて起こすものではありません。そして、情報漏洩の事象を調べていくと、実に8割のケースが人的ミスによるものだと言われています。

具体的なミスには「端末の誤操作」「管理ミス」「紛失・置き忘れ」などが挙げられます。取引先との書類受け渡しのほかに、自宅で作業するために持ち帰り紛失するケースも多く見られました。

いわゆる「うっかりミス」が原因になり、これらを完全になくすのは不可能。会社として体制やルールを整えることで、人的ミスによる情報漏洩発生リスクを減らす必要があります。

社内での処分作業中の不注意

書類の廃棄方法として、社内のシュレッダーで処理している企業も多いでしょう。しかし、社員による処理には、不注意リスクがあることを把握しておいてください。

シュレッダー作業は騒音を出すため、まとめて処理する人は多いです。その際に、必要な書類までシュレッダーにかけてしまうことが意外と多いのです。不要な書類は普段からこまめに処理を心がけましょう。

また、シュレッダーするほどでもないと手やハサミでカットして、そのままゴミ処理に出すケースも見受けられます。これは社員のセキュリティに対する認識不足が、情報漏洩のリスクを高める原因となっているケースです。

社員の不正による情報漏洩事件

社員の不正による機密情報漏洩事件も起こっています。社員が機密情報をコピーし不正に持ち出すケースがそうで、銀行の顧客リストや企業の人事情報など、マスコミに公表されているものだけでも、その事例は数多くあります。

アンケート回答者の情報などが漏洩してしまったケースもあり、持ち出された機密書類や顧客名簿などは名簿業者に出回り、さらに転売されてしまいます。

情報漏洩でマスコミに社名が公表された企業は、風評被害や後処理にかかる費用によって、多額の経済的損失を負うことに。そのような悲惨な事態を招かないために、社内のセキュリティ認識を高めていくことが大切です。

社内漏洩を防ぐための対策

情報漏洩を防ぐための施策としては主に、物理的な対策と従業員教育の2点が挙げられます。

物理的対策

まずは誤操作を減らす対策です。

  • メールの誤操作:送信前に他スタッフを交えてのダブルチェックが大切です。同姓同名の宛先は意外と多いため、取引先を間違えて文章を作成することも。1人の力で解決しようとせず、スタッフ同士助け合う方法も候補に挙げましょう。
  • FAXの誤操作:「送信前の宛先確認」「送信後の保留時間であれば取消可」などの設定することで、誤送信を減らせます。こうした機能を有する機種への買い換えも検討すべき事項です。

端末機器の使用ルールを整える

データはUSB端末などで手軽に持ち出せるようになっています。ただ、手軽な上に小さく軽くなっているので、うっかりなくしてしまう、落としてしまうといったミスが出ることも否めません。

USB端末を使用しない、使用するならデータ持ち出し検知システムを導入したり、持ち出すデータにはパスワードをかけたり、部外者は見られないようにするといった対策でリスクヘッジができます。

管理システムを導入する

こうした対策をする上でITの力を借りることは非常に有益です。システムを導入し適切な対策をすれば、大幅にリスクを低減できると考えられます。情報漏洩に伴って生じる損害を考えれば、そうしたところに費用をかけるのも一つの方法です。

従業員教育

物理的な施策はもちろん大切ですが、同様にカギとなってくるのが、従業員教育です。

従業員の意識が低ければ、それが結果として情報漏洩を招くことにもなりかねません。企業秘密や個人情報が漏れることでどのような被害があるのかという認識を従業員全体で持つだけでなく、各従業員が情報を大切に管理する責任があることを、守秘義務契約や誓約書などで認識してもらうのも有効です。

また、立ち入り区域の制限なども有効です。社員に無駄な責任を負わせないためにも、リスクに近寄らせない方策をとるのも企業として必要な考え方です。

第三者との取り決め

また、会社と取引する企業など、第三者とも明確な取り決めをしておく必要があるでしょう。取引先とは必ず「情報漏洩に関する法的措置の規定」を契約書に記載し、機密保全契約を結ぶようにしましょう。

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