【種類別】機密文書の管理・廃棄方法

このページでは、カルテと帳簿の管理方法を簡潔に解説しています。また、カルテや帳簿をはじめとするさまざまな機密文書が漏洩した場合に、企業が被ることになる可能性のあるダメージについても調査しました。

情報漏洩によって生じる企業の損失

情報漏洩トラブルが発生した企業は、社名が公表されて報道されているものも珍しくありません。企業の社会的信用の失墜や経済的損失だけでなく、企業存続自体が危ぶまれるような状態に陥ってしまう可能性も。管理体制の脆弱さは経営者の能力を危ぶむに十分な事故です。そういった事態を避けるためにも、過去のさまざまな情報漏洩事例についてできるかぎり把握し、そこから学ぶことが大切です。

情報漏洩のための対策

情報漏洩が企業内よりも企業外で多く発生している状況を考えると、情報を企業の外部へ持ち出しを禁止するのが有効な対策であるといえます。具体的な方法としては、会議で使用した資料は終了後に回収したり、USBやスマホカメラの使用を禁止したりなど、企業ルールを定めることが先決でしょう。

ヒューマンエラーを防ぐために、情報の取り扱いに関する認識を強める工夫が必要。研修やアナウンスで意識づけを図り、定着させることが大切です。

機密文書の種類別の管理と廃棄方法

機密文書の種類によって、正しい管理方法や廃棄のタイミングは異なります。

漏洩を防ぐためには、一般・資源ゴミとして通常廃棄するのはリスクが高すぎます。自社でシュレッダー処理をかけたり信頼できる業者に廃棄を依頼したり、重要度に応じた方法を選択するのが適切です。

カルテの管理・廃棄方法

カルテの保存期間は、医師法や歯科医師法によって5年と定められています。ただし、この保存期間の起点に関してはあいまいさが残っています。そのため、法律違反の状態になってしまうことを確実に避けるためには、治療が完結した日や最終診療日を起点としておくとよいでしょう。

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帳簿の保存期間と廃棄方法

帳簿や関連書類は、その内容によって保存期間が5年または10年と定められています。保存期間内に廃棄してしまった場合には、青色申告が取り消されるほか罰則の対象になる可能性があるので、注意が必要です。

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履歴書の管理・廃棄方法

会社の取り扱う個人情報の一つに「履歴書」があります。採用した人のものはもちろん、不採用にした人のものであっても、しっかりと取り扱い、管理をしていかなければなりません。どのような点に気を付けるべきか前もって認識しておきましょう。

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議事録の管理・廃棄方法

株式会社では、株主総会議事録や取締役会議事録といった重要な議事録を保管しておかなくてはいけません。どのように保管をするのか、どのくらい保管しておくべきかなど、必要な情報についてはしっかりと把握しておきましょう。

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契約書の管理・廃棄方法

契約書には保管期間が定められています。永久保管や15年保管など、種類によって期間は異なるので管理に気を付けましょう。紙で取り交わした契約書は紙で保管する必要があり、スキャンデータを作ったからと廃棄してはいけません。処分方法にはシュレッダーと業者による溶解などがあります。

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建設業における書類の保存期間と廃棄方法

建設業ではさまざまな種類の書類が発生し、それぞれの書類に応じた適切な管理が求められます。一方で、管理を難しくしているのが、書類の種類によって定められている保存期間が異なること。保存期間を守らないと罰則が科されるほか、会社に不利益を与える可能性もあるため、書類ごとに定められている保存期間をしっかりと押さえておきましょう。

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