業者処理でのトラブル事例

このページでは、業者の不手際によって起こる機密文書の漏洩リスクについて解説しています。

処理業者と一口に言っても、そのサービス内容やセキュリティレベルにはかなりの差があります。実際に、処理業者の不手際による情報漏洩トラブルが起こっているのも事実です。そこで、業者処理におけるトラブル事例を紹介していきますので、参考にしていただければと思います。

回収作業・運送時の情報漏洩トラブル

書類回収時のトラブル

回収の際に書類を入れた段ボール箱を落下させてしまい、機密書類が散乱してしまうケースがあります。

書類運送時のトラブル

大手信販会社が委託した業者の不手際により、トラックでの運搬中に書類を紛失してしまったという事例があります。この業者は処理専門業者ではなく、ビル管理会社が手配した古紙回収業者だったとのこと。通常書類なら問題はなかったかもしれませんが、起きてしまってからでは手遅れです。

書類処理過程での情報漏洩リスク

機密文書が処理施設に搬入されても、情報漏洩のリスクはまだあります。処理業者と名乗る企業の中には、いい加減に処理する業者が紛れ込んでいるのが現状です。そのため、処理過程でのトラブルが起こってしまうこともあります。こうした事故を防ぐには、処理専門業者であるかどうかを確認して依頼すると良いでしょう。

また、処理方法によっては迅速に処理してもらえず、処理施設での保管期間が長くなることがあります。保管期間が長いと、それだけリスクは高めに。また、複数の企業によって運営されている業者も、その過程において情報漏洩するリスクが高くなります。

「未開封の段ボール箱ごと溶解処理できるので安心」と謳っている業者でも、実際には中身をチェックしてから処理するケースも少なくないそうです。本当に未開封のまま処理してくれるのかどうか、業者に確認してみることをおすすめします。

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信頼できる機密文書廃棄業者の選び方

機密文書を取り扱う中で、意外に軽視されがちながら実は重要な意味を持っているのが「廃棄」です。

廃棄方法を軽んじたためにしっかりと廃棄処理できておらず、何らかの形で情報漏洩へとつながってしまうケースは多々あります。そのような事態を可能な限り避ける意味で、機密文書廃棄業者に依頼するのが確実でしょう。そして、信頼できる業者選びが大切。信頼できる機密文書廃棄業者の選び方について紹介します。

輸送車のセキュリティがしっかりしている

機密文書廃棄業者の信頼度を測る上で、目安になるのが車両セキュリティです。機密文書を運ぶわけですから、他者が勝手に持ち出せるような車両ではアウトでしょう。

廃品処理業者やリサイクル業者は屋根のない平ボディトラックで集荷・配送対応をするところもあり、若干不安が残ります。バンボディタイプの車両を持っている業者なら、輸送中の廃棄資料紛失リスクは極めて低いと言えるでしょう。また、配送中の事故確認のために位置情報サービスに加入している業者もあります。

自社で一貫処理に対応している

自社で一括処理をしてくれるかどうかも、非常に重要なポイントです。下請け・孫請けのように複数社が関与している場合、それだけ事故が発生するポイントが増えますし、責任の所在も曖昧になってしまいます。

信頼できる1社のみであればそのような心配はなく、他社を経由しない分迅速かつスムーズに処理してくれます。

処理工場内のセキュリティ体制が万全

処理工場内のセキュリティも非常に重要です。工場での管理体制が甘ければ、それだけ情報漏洩事故が起きてしまう可能性が高くなります。

入退室の管理や監視スタッフの配置など、ISOやPマークなどの基準に合格している施設なら問題ないでしょう。

証明書発行サービスがある

機密文書廃棄業者の中には、廃棄処理後に証明写真付きの「機密情報抹消証明書」を発行してくれるところがあります。証明書があれば、書類破棄の結果を記録、確認するのに役立ちます。

情報漏洩保険に加入している

情報漏洩が実際に起きてしまった場合、企業の被る損害は甚大なものになります。その備えとして、情報漏洩保険に加入している業者に機密文書の廃棄をお願いするのがいいでしょう。あってはならないもしもの場合、保険でカバーされている分対応費用にあてられます。その場合には、賠償責任金額の上限も確認しておきましょう。

未開封処理の取り扱いがある

「未開封処理」とは、廃棄を依頼した機密文書を、誰にも見られないように処分することです。そのようなサービスを徹底している業者であれば、万が一にも漏洩したくない機密文書の破棄に際しても、信頼できると言えます。

運搬業務に関する資格を取得している

機密文書を運搬するガードマンの中には、国家資格である「貴重品運搬警備業務検定」の有資格者がいます。このような人材がいるところであれば、機密文書を破棄まで丁重に処理してくれることでしょう。

機密文書の破棄は、非常に厳重な体制の元で行う必要があります。上記の項目をチェックし、信頼できる業者を見つけてください。

機密文書廃棄におけるトラブル事例

クレジットカード情報が流出した事例

クレジットカードの情報などを含んだ個人情報が外部に流出した事例です。ユーザーの個人情報の書類を廃棄する過程の中で、1箱分の帳簿を紛失し、「路上に個人情報の書類が落ちている」という通報を受けて紛失したことが発覚しています。

これは廃棄業者が保存期限切れの書類を倉庫から運搬し、溶解処理を施す過程のなかで何らかの要因で1箱分を紛失したと判明。紛失した詳しい原因は、調査を進めているとのこと。紛失した個人情報は最大で3267人分にもおよび、氏名・住所・電話番号・メールアドレス・クレジット番号・有効期限と言った情報が流出した可能性があると発表し、該当している方に対しては手紙やメールで謝罪したそうです。また業務委託先の個人情報の取扱いに関して、今後は更に徹底するとのこと。

参照元：ITmedia NEWS（https://www.itmedia.co.jp/news/articles/1710/24/news119.html）

機密文書の運搬中に路上に書類を散乱させた事例

運搬中に個人情報が記載された書類がトラックの荷台から落下してしまい、路上に書類が散乱した事例です。散乱した書類には氏名・住所・電話番号・生年月日・病名などが記載されていたとのこと。すぐに書類自体は回収され、その後に個人情報の不正利用のトラブル報告は確認されていません。

この件に関しては厚生労働省・東京都に報告しています。また今後は書類の運搬方法・積み込み作業などを見直しており、同じようなトラブルが起こらないように対策を講じたそうです。

参照元：Security NEXT：患者の個人情報が路上に散乱、すべて回収（https://www.security-next.com/78390）

不適切な廃棄により業務情報が紛失した事例

平面図や設備の設置などを記載した図面類をはじめ、各部門の担当者の名前・電話番号などを記載した書類を一般ごみとして排出した事例です。情報が適切に処理されておらず、収集された書類は処理の途中で収集車から路上に飛散し、通行人からの通報によって事実が発覚。飛散した書類は回収されていますが、一部回収できなかった書類もあるようです。この事例が発生した大きな原因は従業員が機密情報を取り扱うという理解が乏しく、分別意識の低さだと考えられています。また機密情報の処理に関して分別する場所の指定をはじめ、設備の確保などプロセスの整備も不十分だと言えるでしょう。

再発防止のため従業員への周知を徹底させ、廃棄物に関するルールの見直しを実施。管理責任者による定期的な監査も実施するようになったそうです。さらに教育ツールの開発・利用を計画しており、全従業員に対して機密情報の取り扱いの知識・意識アップを図るとのこと。

参照元：ナースコールのケアコム｜不適切な廃棄による業務情報の紛失について（https://www.carecom.jp/news/20180926_pmark/）

運搬中に書類を飛散・紛失した事例

個人情報を含む機密文書を廃棄するために委託先のトラックが運搬する途中、書類が飛散した事例です。企業から溶解処理施設に向かい、トラックは書類が飛散したことに気が付かずに施設に到着。その後高速道路上に書類が飛散しており、回収したとの報告が入ったため飛散の事実が判明しています。

この事例はトラックにある飛散防止用の幌という装置が適切に装着されておらず、出発前に気が付かなかったことが原因だと推測。再発防止のためにトラックが出発する前に飛散防止策を確実に行うよう確認する手順をマニュアルに明記し、社員に周知を徹底しています。またトラックで運搬する際の飛散防止の対策強化についても検討するとのこと。

参照元：関西電力｜個人情報を含む廃棄書類の運搬中の飛散について（https://www.kepco.co.jp/corporate/pr/2018/0524_1j.html）

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